Presupuestar los objetivos anuales (y de sub-períodos de tiempo) a nivel monetario y de índices (ratios) dentro de un contexto computarizado, dando lugar con ello a un Tablero de Comando, posibilitará periódica y regularmente el monitoreo tanto de la evolución del negocio como del entorno dentro del cual éste se haya inmerso. Así el contar diariamente con información que nos indique que tan cerca o lejos nos encontramos de los objetivos establecidos, nos servirá analizando los ratios e índices de los distintos niveles para saber la razón de los desvíos, y así adoptar las decisiones tendientes a corregir el rumbo del negocio.
El sistema de información computarizado pasa a ser así una herramienta fundamental para el eficaz manejo de las finanzas operativas. No contar con un sistema acorde a las necesidades actuales de toda empresa, en cuanto a contar con información precisa y a tiempo a un costo adecuado a las posibilidades económicas de la empresa, es esencial. En la moderna concepción de los negocios empapada de la filosofía de la calidad total la actitudproactiva y preventiva tienen prioridad sobre la reactiva, y aún en éste último caso debe actuarse con la suficiente rapidez y precisión para evitar daños y posibilitar los mejores resultados posibles para la marcha de la corporación.
En un mundo de rápidos y profundos cambios el contar con información precisa y a tiempo resulta estratégicamente fundamental. El Tablero de Comando debe posibilitar ese objetivo al contactar diariamente al directivo o empresario con la evolución de los procesos empresarios y su interrelación con el contexto externo. Debe brindar un Sistema de Alerta Temprano (SAT) que permita reconocer a tiempo tanto las oportunidades, como las amenazas, riesgos y peligros tanto internos como externos que amenacen la marcha de la empresa. Cuanto más rápida sea la detección de los desvíos o de los factores que provocaran ello, con mayor rapidez, precisión y posibilidades podremos aprovecharlos o bloquearlos según el caso.
Así pues el Sistema de Alerta Temprano pasa a ser una herramienta fundamental en la moderna administración operativa.
Volviendo sobre el tema del Presupuesto cabe señalar que las partidas de gastos acordadas sólo son validas en tanto y en cuanto se den los factores externos e internos que dieron lugar a su determinación. Así, de modificarse algunos de éstos factores, las partidas presupuestarias deben corregirse de manera de adecuarse convenientemente a las nuevas circunstancias (las cuales pueden ser positivas o bien negativas). Continuar con los gastos previstos presupuestariamente aunque la situación real no sea la adecuada a las circunstancias llevará con seguridad a la empresa hacia el desastre. Si al presupuesto lo consideramos como un recorrido a ejecutar, y lo tratamos de realizar a pesar de que las condiciones climatológicas han cambiado por la aparición de un huracán o de un tornado, podemos deducir fácilmente que ocurrirá. Así directivos fijan presupuestos y continúan con el a pesar de los cambios internos y externos a la empresa. El SAT debe servir pues para impedir la comisión de tales errores. De igual manera pueden darse situaciones muy favorables que impliquen la necesidad de dar mayor fuerza y empuje a la marcha de los negocios de manera de sacar el mayor rédito posible de las situaciones favorables.
De lo visto surge claramente la necesidad no sólo de establecer partidas anuales o semestrales a respetar, sino de períodos mensuales e inclusive quincenales de forma de evitar el consumo de las partidas en el menor tiempo posible, pues las situaciones pueden empeorar y requerir ello un cambio de actitud. De haberse efectuado ya el gasto no habrá posibilidades correctivas o bien estás tendrán que efectuarse sobre otros rubros o áreas de la corporación.
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